Nasvet: Pošiljanje šifriranih datotek

Objavil , dne 31.5.2018 v Nasveti, Obvestila

Nasvet: Pošiljanje šifriranih datotek

Včasih je po e-pošti potrebno poslati kakšno bolj občutljivo informacijo ali datoteko, ki naj ne bi pristala v nepravih rokah, pa naj gre za poslovno informacijo  ali celo osebni podatek, ki ga je po uvedbi GDPR potrebno še posebej zavarovati.  Tak podatek je pred pošiljanjem potrebno šifrirati, kar lahko storimo na različne načine.

Office dokumente – Word , Excel – lahko že same zaščitimo z geslom (meni Datoteka – Zaščiti dokument), shranimo in priložimo v e-pošto. Da prejemnik dokument lahko odpre, mora vpisati geslo. Za odstranitev zaščite potem lahko geslo izbrišemo (polje za geslo pustimo prazno). Podrobnejši opis postopka in druge možnosti zaščite  Office dokumentov najdete tukaj: Dodajanje ali odstranjevanje zaščite v dokumentu, delovnem zvezku ali predstavitvi

Včasih pošiljamo druge vrste datotek, več naenkrat ali pa same datoteke ne želimo zakleniti. Takrat je najbolje datoteke spakirati v arhiv zaklenjen z geslom in ga poslati po e-pošti. To lahko naredimo z odprtokodnim programom 7Zip,  ki ga najdete ga https://www.7-zip.org .  Enostavno izberemo datoteke, ki jih želimo poslati,  desni klik in v meniju izberemo 7-Zip ter Stisni in pošlji …

nato še vpišemo geslo,  določimo pa še vrsto arhiva (uporabimo ZIP , če prejemnik morda nima nameščenega 7zip programa!).

Računalnik nam datoteke stisne v zaklenjen arhiv, odpre privzet program za pošto in arhiv vstavi kot priponko. Če v meniju izberemo samo Stisni v arhiv … , zaklenjen arhiv samo shranimo. Podobne možnosti najdemo tudi v drugi programih za stiskanje (npr. WinRAR, WinZip, ki pa sta plačljiva).
Prejemnik klikne na priponko, jo odpre in ko klikne na datoteko v  priponki, računalnik zahteva geslo.

Opisan način deluje, kadar za e-pošto uporabljamo poseben program (npr Outlook), če pa pošiljamo e-pošto preko brskalnika (npr. z g-mailom) , potem je arhiv potrebno shraniti in ga ročno dodati v pošto.

Brez pravega gesla tako pripravljenih datotek ni mogoče odpreti, zato ga nikar ne pozabite! Gesla naj bodo dovolj dolga in kompleksna, da jih ni mogoče uganiti. Ne bo odveč še opozorilo, da se za gesla s prejemnikom dogovorite posebej in jih nikakor ne pošiljajte po isti poti (ali celo v istem sporočilu! ).